Le coffre-fort numérique : Caractéristiques
En raison de la hausse de problèmes informatiques et des risques accrus de vol de matériel, il est tout indiqué de sécuriser ses données par le coffre-fort numérique. Voici des détails concernant ces opportunités et à qui s’adresser.
Les choses à savoir sur le coffre-fort numérique
Le réflexe de protéger et conserver les documents confidentiels se développe de plus en plus. Ces derniers temps, nous avons pu observer l’émergence fulgurante de plusieurs virus qui émergent en l’espace de quelques jours. Voici les questions les plus demandées concernant le coffre-fort numérique.
En quoi consiste le coffre-fort numérique ?
De nos jours, malgré le recours à des logiciels anti-virus, les ordinateurs professionnels et personnels ne sont plus à l’abri de risques comme la contamination par virus et la perte de données.
Les risques de sinistres causés par les intempéries, ou encore au vol de matériel informatique, peuvent aussi s’avérer très préjudiciables. Par exemple, cela peut entraîner des problèmes considérables, lorsqu’un professionnel perd l’intégralité des données de sa clientèle, ou que toutes les données concernant la comptabilité sont détruites par un incendie.
Voilà pourquoi des solutions externes permettant de sauvegarder des données, intégrées à une banque par une plateforme à distance, constituent une solution de protection de documents.
Quels en sont les avantages ?
Ces services ne comportent pas de limite de taille de stockage et sont modulables. Pour le client, cela signifie qu’il est possible d’adapter la capacité de stockage à ses besoins évolutifs.
Le classement et la réorganisation des documents s’effectue au besoin dans l’espace de stockage. Un client peut accéder au moment désiré à ses documents, les consulter et les imprimer. Cela s’effectue à partir d’un ordinateur disposant d’une connexion Internet.
Le service garantit également la confidentialité. L’accès est accordé uniquement au détenteur du service. Un code secret d’accès est requis pour s’introduire à distance dans la banque de données sécurisée.
Que devrait-on sécuriser en priorité ?
Une entreprise dispose de nombreux documents qui devraient être sauvegardés. Les ententes bancaires et assurances, les contrats, factures, bulletins de salaires, quittance de loyer, et autres papiers officiels sont des données sensibles.
Il importe de garder en tête que ce qui est conservé dans un coffre-fort numérique ne dispose pas de la même valeur juridique que les documents originaux.
À qui s’adresser pour un coffre fort numérique ?
Un expert-comptable qui maîtrise cette dimension numérique sera en mesure de vous aider.
Un banquier, dans le cadre d’un service bancaire à distance, peut également proposer des solutions de stockage sécurisé.
Référez-vous à l’annuaire de notre site pour entrer en contact avec un expert-comptable, banquier, ou identifier des entreprises prestataires de solutions de coffre-fort numérique.
Le coffre-fort électronique en résumé
En résumé, le coffre-fort numérique permet de sauvegarder tous vos documents sous forme dématérialisée. Il s’agit des documents comptables, ressources humaines, commerciaux et les divers contrats de l’entreprise. Le temps de conservation de ces documents est limité :
- un contrat de travail peut être conservé 5 ans
- les documents relatifs à la fiscalité sont sauvegardés 6 ans
